Privacy Policy / 個人情報保護方針

GDPR(EUの一般データ保護規則)に関する方針について 東京外国語大学(以下「本学」という)は、本学が利用している在留資格認定証明書交付申請書申請受付システム(以下「本システム」という)の利用者(以下「ユーザー」とい う)からお預かりする個人情報の取り扱いに関し、本学のプライバシーポリシー ( http://www.tufs.ac.jp/abouttufs/public_info/privacy/ )に加えて、特にEUの一般データ保護規則(GDPR)に関する方針(以下「本ポリシー」という)を公開します。 1. ユーザーの個人情報の使用目的について 本学は、以下の目的でユーザーの個人情報を収集し、処理することがあります。 ・在留資格認定証明書交付申請書の作成業務 ・お問い合わせへの対応業務 ・本学入学の際に必要とする業務 本学では、上記の目的のために、ユーザーの個人情報をGDPR(第6条および第7条)に規定された法的根拠のいずれかに基づいて処理します。本学では、上記の目的のために、特別に配慮が必要な個人情報を収集することはありません。本学で、当初ある目的のために収集したデータを別の目的のために処理しようとする場合、必ずこれをユーザーにお知らせします。 2. 収集する個人情報について 本ポリシーの目的のため、以下の情報を収集します。 ・システム利用のため  ・Cookie  ・ドメイン ・ブラウザの種類  ・IPアドレス  ・メールアドレス ・在留資格認定証明書交付申請書発行のため ・氏名 ・性別 ・生年月日 ・国籍 ・学歴 ・本国での居住地 ・出生地住所 ・職業 ・家族情報 ・日本における連絡先 ・本学での所属予定情報 ・本学在学中における経費支弁方法、経費支弁者情報 ・滞在予定期間 ・パスポート番号と有効期限 ・査証申請予定地 ・入国予定情報 ・日本への過去の出入国履歴 ・犯罪を理由とする処分を受けたことの有無 ・既に日本に滞在する家族及び同居者の有無 ・退去強制又は出国命令による出国の有無 ・本学卒業後または又はプログラム修了後の予定 ・在留資格認定証明書の送付先住所 ・写真 ・パスポートの写し ・本学への受入を証明する書類の写し ・経費支弁証明書の写し ・その他関連事項 ・在留資格認定証明書の発送のため ・発送先住所 3. 個人情報の利用期間 本学では、ユーザーからお預かりした個人情報は、本ポリシーの目的を遂行する上で必要な期間お預かりし、利用期間終了後は速やかに削除します。 4. 個人情報の共有について 本学は、GDPRに従い、ユーザーの個人情報を、本ポリシーの目的のために第三者と共有することがあります。ユーザーのデータをデータ処理者と共有する場合、本学は、データの移転及び処理を対象とする適切な法的枠組みを設けます。(GDPR第26条、第28条、および第29条)   5. 法的順守とセキュリティ 法律、法的手続、訴訟、データ主体の居住国内外の公的機関・政府当局の要請により、本学が個人データを開示する必要が生じる場合があります。また本学は、国家の安全保障、法執行その他社会上重要な問題により、開示が必要または適切であると判断した場合にも個人データを開示することがあります。本学はこのほか、本学の権利を保護し、利用できる救済措置を求め、本学の内部規程を執行し、不正を調査し、または本学の事業やユーザーを保護するために、開示が合理的に必要であると誠実に判断した場合にも個人データを開示することがあります。 6. データ移転 上記のような共有および開示等を行う場合には、個人データをEEA外の国に移転することが必要となる場合があります。このような移転を実行する度に、本学では移転対象データを適切なレベルで確実に保護します。特に、欧州委員会決定2001/497/EC、2002/16/EC、2004/915/ECおよび2010/87/EUの定義に従って標準契約条項を締結することにより徹底します。 7. セキュリティ対策 本学が個人データを処理する際、適切な技術的かつ組織的な対策を講じ、適切なセキュリティ(無許可・不法な処理、偶発的な喪失や破棄破損に対する保護等)を確保して処理します(GDPR第25条第1項および第32条)。 8. 管轄監督当局に対する個人データ侵害の通知 移転、保存その他の処理の対象の個人データの偶発的・不法な破棄、喪失、改変、無許可の開示・アクセスにつながるセキュリティ侵害が発生した場合に備え、本学は侵害内容をすみやかに検出し、評価するための制度および方策を整備しています。評価の結果に応じて、監督当局に必要な通知を行い、影響を受けるデータ主体に連絡します(GDPR第33条および第34条)。 9. ユーザーの権利と自由に高いリスクをもたらす可能性のある処理 本学は、ユーザーの権利および自由に高いリスクをもたらす可能性のあるデータ処理行為を検出するための仕組みおよび指針を整備しています(GDPR第35条)。そのようなデータ処理行為が検出された場合、本学内でこれを評価した上で、これを停止するか、又はその処理がGDPRに準拠するよう、もしくはこれを続行するための適切な技術的かつ組織的な保護措置がとられるようにします。疑義がある場合には、本学は、助言および提案を受けるため、所管のデータ保護監督当局に連絡します(GDPR第36条)。 10. ユーザーの権利 ユーザーには、本学が収集し、処理する個人データに関して以下の権利があります。 ・ユーザーのデータの処理に関する情報:ユーザーは、ユーザーに関係する本学のデータ処理行為に関してすべての必要情報を本学から取得することができます(GDPR第13条および第14条)。 ・個人情報へのアクセス:ユーザーは、ユーザーに関係する個人情報が処理されているか否かについて、本学に確認をとることができ、処理されている場合には、個人情報および関連情報にアクセスすることができます(GDPR第15条)。 ・個人情報の訂正または消去:ユーザーは、ユーザーに関係する不正確な個人情報を不当な遅滞なく訂正させることができ、また、不完全な個人情報があればこれを完全なものにすることができます(GDPR第16条)。また、GDPRが定める要件を満たす場合には、ユーザーに関係する個人情報を不当な遅滞なく消去させることもできます(GDPR第17条)。 ・個人情報の処理の制限:GDPRが定める要件を満たす場合には、ユーザーは、本学に個人情報の処理を制限させることができます(GDPR第18条)。 ・個人情報の処理に対する異議:GDPRが定める要件を満たす場合には、ユーザーは、ユーザーの特定の状況を理由に、いつでも、ユーザーに関係する個人情報の処理に異議を唱えることができます(GDPR第21条)。 ・個人情報のデータポータビリティ:GDPRが定める要件を満たす場合には、ユーザーは、構造化され、一般に利用され、かつ機械で読み取り可能な形式でユーザーの個人情報を受領することができ、また、そのようなデータを、本学の妨害なく別の管理者に転送することができます(GDPR第20条)。 ・自動化された意思決定の対象とならないこと:GDPRが定める要件を満たす場合は、ユーザーは、ユーザーに法的効果または同等の効果を及ぼす、個人情報の処理に基づく自動化された意思決定(プロファイリングを含みます。)の対象にならないことができる場合があります(GDPR第22条)。 ・同意を撤回する権利:ユーザーは、GDPR第7条第3項の規定に基づき、いつでも本学の個人データの取り扱いに関して行われた同意を撤回する権利を有します。ただし、同意を撤回した場合でも、同意を与えてからそれを撤回するまでの間に、本学が同意に基づいて行った個人データの取扱いの合法性に影響を与えない点はご留意願います。 上記の権利をユーザーが行使する場合は、連絡先についての項をご参照ください。 ユーザーからのご要望に対する本学の対応にご不満がある場合、または本学によるユーザーの個人情報の処理方法について苦情がある場合、ユーザーは、データ保護監督当局に苦情を申し立てることができます。 11. 子供について 本学は、16歳未満の子供に関する情報を、親の許可と同意なしに、故意に収集し、処理することはありません。 本学は、16歳未満の、またはEU加盟国法によって異なるGDPRと同趣旨の最低年齢に達しない子供の個人情報を直接収集し、処理していたことを発見した場合は、できるだけ速やかに情報を消去する措置を講じます。 16歳未満の子供が本学に個人情報を提供したことにお気付きの場合は、本ポリシーに記載した連絡先を利用して直ちに本学にご連絡ください。 12. 他のサイトへのリンク 本学は、本システムから送信されるメール内で第三者のウェブサイトまたはインターネットソースへのリンクを提案することがあります。本学は、第三者の個人データ保護に関する実際の取扱および内容を管理しておらず、また、それらに関して責任を負うことはできません。当該第三者の個人データ保護に関する方針を注意深くお読みいただき、当該第三者がユーザーの個人データをどのように収集し、処理するかをご確認ください。 13. 個人情報に関するお問合せ 本学のプライバシーポリシーに関するお問合せ、ご質問、ご意見についてはお手数ですが以下の窓口にご連絡ください。 東京外国語大学 メール:soumu-soumu@tufs.ac.jp 14. 本ポリシーの更新 本学では、本ポリシーを随時改定または更新することがあります。本ポリシーの変更は、本ポリシーの改訂版を掲示すると同時に有効となります。本学が重要と考える変更を行う場合、ユーザーに対してウェブサイトを通じて可能な範囲でお知らせし、場合によってはユーザーの同意をお願いすることがあります。
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Note:

This is the system to enter a CoE application form.
All information must be entered by the applicant.
A proxy such as a Tokyo University of Foreign Studies staff member is not permitted to enter the information.
Thank you for your understanding.

注意:

これは在留資格認定証明書(CoE)の申請書を作成するためのシステムです。
申請者自身が入力してください。
東京外国語大学職員等、代理人が入力することはできません。
ご理解いただけますよう、よろしくお願いいたします。